Unternehmen sollten stets zum Jahresende daran denken, alte, offene Rechnungen per Mahnbescheid einzutreiben. Denn immer nach drei Jahren läuft die Verjährungsfrist für Rechnungen aus. Zum Jahresende 2014 endet also die Frist für alle Rechnungen aus dem Jahr 2011.
Die Verjährung für eine Rechnung beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres der fälligen Forderung zu laufen, also um 00.00 Uhr am 01.01. des Folgejahres. Das betrifft alle Rechnungen vom 01.01. bis zum 31.12. eines Jahres. Die Rechnung vom April verjährt zum gleichen Zeitpunkt wie die vom Dezember.
Unterbrechung der Verjährung
Eine private Mahnung in der Sache nutzt nichts, nur gerichtliche Maßnahmen – beispielsweise der gerichtlich zugestellte Mahnbescheid – unterbrechen die Verjährungsfrist. Grundlage für die Rechnungsverjährung ist der § 286 BGB.
Wer seinen Kunden lediglich per Einschreiben mahnt, erreicht damit keine Unterbrechung der Verjährung, auch nicht, wenn ein Anwalt solche Mahnungen verschickt. Ausgefuchste Schuldner wissen das, reagieren dementsprechend niemals auf eine Mahnung und kontern bestenfalls einen doch noch zugestellten Mahnbescheid kurz vor dem Ende der Verjährung mit dem Verweis, dass sie nie eine Mahnung (oder gar Rechnung) erhalten hätten.
Das nutzt ihnen allerdings nichts, wenn die Firma die Rechnung nochmals per Gerichtsvollzieher mit sofortigem Zahlungsziel zustellen lässt (vor Ablauf der Verjährungsfrist!). Daher sollte der Vorgang möglichst mit Beginn des letzten Quartals in Angriff genommen werden. Die Mahnung ist juristisch nötig, um den Schuldner in Verzug zu bringen (§ 286 Absatz 1 S. 1 BGB).
Er muss dann auch den entstandenen Schaden (Zinsen, Anwaltskosten) erstatten. Ein Verzug entsteht 30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung, bei privaten Verbrauchern muss hierfür auf die Rechtsfolge des Zahlungsverzuges hingewiesen werden.
Verjährungsfrist verstrichen
Wenn die Verjährungsfrist ohne Unterbrechung verstrichen ist, muss der Schuldner nicht mehr zahlen (§ 214 BGB). Der Gläubiger kann seine Forderung nicht mehr durchsetzen, wenn der Schuldner vor Gericht aktiv zur Einrede der Verjährung greift. Sollte der Schuldner nicht so clever sein und auch nach der Verjährung zahlen, steht dem Gläubiger dieses Geld zu.
Regelverjährung und besondere Verjährung
Die oben genannte dreijährige Verjährungsfrist von Rechnungen ist die Regelverjährung nach § 195 BGB. Eine Besonderheit der Regelverjährung ist zu beachten: Sie hängt nicht von der Rechnungstellung, sondern von der Lieferung ab. Die Rechnung für eine im Dezember 2011 gelieferte Ware verjährt am 31.12.2014, auch wenn die Rechnung erst im Januar 2012 beim Kunden ankam. Besondere Verjährungsfristen sind beispielsweise:
- zwei Jahre für Mängelansprüche eines Käufers ab Übergabe (bewegliches Gut)
- fünf Jahre bei Bauwerken, wenn es um ein grundbuchbesichertes Recht geht
- sechs Monate bei Verschlechterung einer Mietsache
- zwei Jahre bei Mängel- und Schadensersatzansprüchen aus einem Werkvertrag